POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• Razón social: SOLAR PALMASECA S.A.S
• NIT: 901.242.625-1
• Dirección comercial: Carrera 10 A N° 69-25, Bogotá D.C.
• Teléfono: 212 82 21 – 316 342 11 10
• Correo electrónico: admin@minto.com.co

I. Normatividad legal y ámbito de aplicación

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias, y será aplicada por SOLAR PALMASECA S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

II. Definiciones

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: Dato calificado como tal por la ley o Constitución y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.
6. Dato privado: Dato de naturaleza íntima o reservada, relevante solo para el titular.
7. Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
10. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
11. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. Finalidad del tratamiento de datos

1. Ejecutar la relación contractual con clientes, proveedores y trabajadores, incluida la obligación de pago.
2. Proveer los servicios y/o productos requeridos por los usuarios.
3. Informar sobre nuevos productos o cambios en los mismos.
4. Evaluar la calidad del servicio.
5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
6. Enviar información comercial, publicitaria o promocional por correo físico, electrónico, SMS/MMS u otros medios digitales.
7. Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral.
8. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
9. Registrar información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en bases de datos de la compañía.
10. Los indicados en la autorización otorgada por el Titular o descritos en el Aviso de Privacidad.
11. Compartir datos con filiales, vinculadas o subordinadas, nacionales o internacionales, para los fines aquí indicados.

Respecto de los datos recolectados directamente en puntos de seguridad, documentos entregados al personal de seguridad o videograbaciones, serán utilizados para protección de personas, bienes e instalaciones y podrán servir como prueba en procesos legales.

Los datos proporcionados serán usados solo para estos fines y no se venderán, licenciarán ni divulgarán salvo autorización expresa o exigencia legal. SOLAR PALMASECA S.A.S podrá subcontratar terceros, advirtiendo la obligación de proteger la información y prohibiendo su uso para fines distintos.

IV. Principios aplicables

1. Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al Titular.
2. Libertad: El Tratamiento solo con consentimiento previo, expreso e informado.
3. Veracidad o calidad: Los datos deben ser veraces, completos, exactos y comprensibles.
4. Transparencia: Derecho del Titular a obtener información sobre sus datos.
5. Acceso y circulación restringida: Límites según la naturaleza de los datos y disposiciones legales.
6. Seguridad: Protección mediante medidas técnicas, humanas y administrativas.
7. Confidencialidad: Reserva de la información por parte de quienes intervengan en el Tratamiento.

Parágrafo primero: En caso de datos sensibles, el Titular puede negarse a autorizar su Tratamiento.

V. Derechos de los titulares

1. Acceso: Consultar datos personales gratuitamente al menos una vez al mes.
2. Actualización, rectificación y supresión: Solicitar correcciones o eliminación de datos.
3. Prueba de autorización: Solicitar evidencia de la autorización cuando sea requerida.
4. Información: Ser informado acerca del uso de los datos.
5. Quejas: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. Cumplimiento: Exigir el cumplimiento de órdenes de la Superintendencia.

Parágrafo primero: El ejercicio de los derechos requiere demostrar identidad y, de ser el caso, la calidad de representante.

Parágrafo segundo: Los derechos de menores de edad serán ejercidos por sus representantes.

VI. Deberes de SOLAR PALMASECA S.A.S

1. Como Responsable:
   1. Solicitar y conservar copia de la autorización.
   2. Informar claramente al Titular sobre finalidades y derechos.
   3. Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos.
   4. Tramitar consultas y reclamos según esta política.
   5. Garantizar veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad.
   6. Conservar la información con medidas de seguridad.
   7. Actualizar y rectificar datos cuando sea necesario.
2. Como Encargado:
   1. Verificar autorización del Responsable para suministrar datos.
   2. Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
   3. Conservar la información con medidas de seguridad.
   4. Actualizar, rectificar o suprimir datos oportunamente.
   5. Registrar leyenda “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial” cuando corresponda.
   6. Respetar bloqueos ordenados por la Superintendencia.
   7. Permitir acceso solo a personas autorizadas.
   8. Informar violaciones a códigos de seguridad a la Superintendencia.
   9. Cumplir instrucciones de la Superintendencia.
3. Cuando actúa a través de un tercero:
   1. Limitar datos al Encargado según autorización previa.
   2. Suscribir contrato de transmisión de datos nacionales o internacionales.
   3. Garantizar veracidad y actualización de la información suministrada.
   4. Informar rectificaciones al Encargado.
   5. Exigir al Encargado respeto a condiciones de seguridad.
   6. Comunicar discusiones judiciales o reclamos al Encargado.
4. Frente a la Superintendencia:
   1. Informar violaciones a códigos de seguridad y riesgos.
   2. Cumplir requerimientos de la Superintendencia.

VII. Solicitud de autorización al Titular

Previo o al momento de recolectar datos, SOLAR PALMASECA S.A.S solicitará autorización al Titular indicando finalidad, mediante medios automatizados, escritos u orales que permitan conservar prueba de la misma, por el tiempo razonable necesario.

VIII. Aviso de Privacidad

Si no es posible poner esta política a disposición del Titular, se publicará el Aviso de Privacidad adjunto, cuyo texto se conservará para consulta posterior del Titular o la Superintendencia de Industria y Comercio.

IX. Limitaciones temporales

SOLAR PALMASECA S.A.S solo podrá tratar datos personales durante el tiempo razonable y necesario según las finalidades, atendiendo obligaciones legales y administrativas. Cumplidas las finalidades, procederá a la supresión de los datos, salvo norma legal en contrario.

X. Área responsable y procedimiento

La gerencia de SOLAR PALMASECA S.A.S atenderá peticiones, quejas y reclamos de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo admin@minto.com.co o al teléfono 212 82 21 – 316 342 11 10. Deben incluir identificación, hechos, dirección y documentos. Si faltan requisitos, se requerirá subsanación en cinco días; sin respuesta, se entiende desistido.

Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará en dos días hábiles y notificará al interesado. Al recibirlo completo, se anotará “reclamo en trámite” y se resolverá en quince días hábiles, o se informarán motivos y nueva fecha, que no excederá ocho días hábiles posteriores.

XI. Datos previos al Decreto 1377 de 2013

Según el artículo 10 numeral 3 del Decreto 1377 de 2013, SOLAR PALMASECA S.A.S publicará esta política en la empresa y, de tener sitio web, un aviso dirigido a titulares para dar a conocer la política y el modo de ejercer sus derechos.

XII. Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad, SOLAR PALMASECA S.A.S adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los registros de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. El personal seguirá protocolos para garantizar la seguridad de la información.

XIII. Fecha de entrada en vigencia

Creada el 08 de enero 2019, esta política entra en vigencia a partir de esa fecha. Cualquier cambio se informará por correo electrónico a los usuarios registrados.

Atentamente, NATALIA NOSSA JARAMILLO Representante Legal SOLAR PALMASECA S.A.S.